知识管理是工具，不是目的。如果为知识管理付出了过于复杂的劳动，那么这个工具就不是好工具。因此知识管理不应是少数“专家”的“专业”，而应是每个人的“普通生活”，是日常工作学习的一部分，所以我们主张在工作过程中自动完成知识管理，即“工作中的知识管理”。
FORP知识管理系统是第一个帮助个人将其知识系统地管理起来，并将个人知识管理与团队知识管理完美结合的管理软件产品。也是第一个将知识管理融入到日常工作生活学习之中的管理软件产品，知识管理不再是高高在上的“专家”的“专业”，它是每一位员工的“普通生活”。
什么是知识管理？
简单而言，知识管理就是将分散在不同人的大脑、抽屉、计算机和办公室的知识管理起来，实现知识的积累、共享、重用、进化与创新，从而有效建立企业长期的核心竞争能力。
知识管理的2个主要作用
1、对于企业而言，可以避免知识因为人才的流动而流失，实现知识的积累、重用和创新；
2、对于个体而言，可以快速提升自身的知识与能力。每一个人可以不再是基于自身个体知识来工作，而是基于团队已有的知识来工作。
FORP如何帮助企业进行知识管理
1、促进隐性知识显性化
2、实现显性知识可管理
3、有效激励知识工作者：既要激励他积极工作创造知识，又要激励他分享知识。
4、为每个个体提供“知识助理”：你需要的知识（信息）恰好就在你的手边。
目前知识管理软件的现状
今天的知识管理软件工具还很不成熟，存在以下几个问题：
（1）缺乏系统地管理个人知识的工具。我们每个个体每天都从各种途径获得大量知识，这些知识以隐性、纸质化和数字化的形式，被存放在我们的大脑、抽屉、书柜和计算机里。我们先不讨论存放在我们大脑里的隐性知识，以及存放在我们抽屉和书柜里的纸质化知识，单说存放在我们个人计算机中的知识。这些知识以邮件的方式、各种文档的方式、网志的方式、BBS留言的方式等等，杂乱地、毫无关联地被放在我们的计算机里，“关联性”的知识在我们存放时就丢失了，没有丢失的知识，我们在需要的时候也不能很方便地得到它。今天还没有一个工具能够帮助我们很方便地系统化地管理我们个人的知识。
（2）个人知识管理和组织知识管理是分离的，个人在为组织贡献知识方面不能被很好地激励。今天的一些知识管理工具大都站在组织的角度，强调知识的共享。由于缺乏对个体的关注，个体并无动力和能力将其个人知识转化为团队的知识。
（3）知识管理被神秘化、“专家化”、“专业化”，诸如“知识地图”、“知识导航”之类故弄玄虚的概念、不合常规的逻辑、复杂化的流程及职位设计，严重影响了知识管理思想和工具在各种组织的应用。
目前市面上的“伪知识管理系统”，大体上有这样几类： （1）个人事务管理型的。具体又包括2大类，一类是PDA，可以帮助个人管理日常的事务、计划、名片等；另一类类似于MSN（或者比MSM功能丰富一些）的即时沟通系统，可以完成和别人即时交流、工作讨论、名片分享等。可以部分地完成个人与个人之间隐性及显性知识的交互。
（2）文档（档案）管理型的，有纯为个人使用的单机版的，也有为团队使用的网络版的。这样的系统提供了知识分类管理和查询的功能，网络版的也有文档共享的功能，但由于和企业的业务系统是分离的，只能靠人工录入一些资料。只能部分地完成团队显性知识的存储和分享。
（3）协同商务软件。传统上有基于Domino/Notes的，现在多是基于工作流的，可以在完成协同工作的同时，对工作中形成的部分显性知识进行管理。但这些系统中，绝大部分虽可以完成协同工作，但对工作中形成的结果，却不能作为数据进行统计、分析。
（4）知识挖掘工具。这是目前最具误导性的一类，以国外的部分大型软件公司为代表，他们提供知识存储、在线分析和数据挖掘的系统工具，却把他们宣传为知识管理系统。毫无疑问，知识管理系统需要用这些工具来对知识进行存储、统计和分析。但它们只是知识管理系统的工具，而不是知识管理系统本身。
FORP知识管理系统的构成
FORP知识管理系统由以下4个相互关联的部分组成：
（1）以工作流为基础的协同工作平台
这个工作平台支持分布在不同空间和时间里的人员，比如员工、管理者、供应商、客户、合作伙伴等等，象坐在一个房间里一样工作和交流。
在日常工作、交流和思考中，各种知识源源不断地流入到个人的知识库中，然后通过一定的机制再流入到团队知识库中。
每个人在使用这个平台进行工作的时候，他工作、决策所需要的知识就在他的手边。比如，一个管理者要审批一个下级的请假申请，计算机就会自动告诉他这位员工的考勤统计情况、公司相关的管理制度是怎么规定的、这位员工共目前的正在处理的任务是什么，甚至这位员工的所有背景和历史上的工作情况，然后再做出批准与否的决策。再比如，一个管理者要审批一笔采购申请，计算机可以自动告诉他相关的库存情况，这种物品的历史采购、使用情况、供应商情况等等。起草一份合同，撰写一个标书，写一份工作报告，等等，都可以使用这个平台，获得相应的知识和帮助。
这个平台的背后是由企业的各种业务系统构成的支撑平台，包括人力资源管理、供应商管理、客户关系管理、资产设备管理、项目管理、财务管理、企业资源计划等等。
（2）个人知识管理平台
团队知识管理必须建立在个人知识管理的基础上，没有一个个的个人知识管理，就没有团队知识管理。团队知识也必须为一个个的个体所掌握、所拥有才有价值。团队知识管理的一个重要目的，也是为团队中的个体适时地提供其所需要的知识。
因此一个有效的知识管理系统必须要为个体提供良好的个人知识管理平台，增强其管理个体知识的能力，以及将个人知识转化为团队知识的能力和动力。
利用这个平台个人可以将各种来源的知识，比如：
（a）通过实践、思考和总结形成的经验和心得体会；
（b）通过邮件或工作流交流获得的知识；
（c）通过协同工作自然形成的知识；
（d）通过网络获得的知识等等，进行有效的分类管理。
这个平台还给个人提供了展示自己才能的机会，使得每个人都有平等发出自己的声音的权利，都可以通过创造并贡献自己的知识，来获得关注和承认的机会。
具体说来，这个平台包括以下几个部分：
（a）个人邮箱，用于个人收发邮件，可以方便地将邮件归档到“个人文档库”；
（b）个人网志，相当于一个个人的出版社，可以发表个人的日记或工作笔记，个人工作学习的心得体会，也可以方便地归档在“个人文档库”；
（c）论坛，相当于一个社区，每个部门、项目组、团队，可以按兴趣，进行分类讨论，精华言论可以方便地放入“个人文档库”或“公司知识库”；
（d）收藏夹，相当于书目的收藏，个人可以将互连网或内部网上自己感兴趣的资源（文章或网址），方便地收藏起来；
（e）个人文档库，相当于个人的书房，个人可以在这里撰写文章；可以将各种来源的知识文档进行定期的分类、整理；可以很方便地将个人文档库中的知识发布到公司知识库中。
（f）知识搜索引擎，可以在任何时候为任何员工，提供其应该获得的知识。
（3）团队知识管理平台
在这个平台上，可以进行文档的类型维护、目录维护、文档的发布审核、发布文档的权限设定、文档的更新、新闻公告发布、知识文档的统计分析、知识贡献分析等等。
（4）知识贡献评价系统
这是一个后台管理系统，可以对个人的知识贡献进行记分，根据个人发表的网志、文档、BBS的留言数量，个人放入待发布区的文档数量，个人放入待发布区的文档被收录到公司知识库的数量，被访问、被回复或引用的次数，等等。根据这个积分，可以对个人的知识贡献进行排名、奖惩。 |
